Excel wordt door haast elke organisatie gebruikt. Begrijpelijk, want het heeft een aantal aantrekkelijke eigenschappen. Zo kun je er natuurlijk gemakkelijk tabellen en simpele grafische inzichten mee creëren. Daarnaast kun je er berekeningen mee doen, snel trends aantonen en simpele statistische inzichten verkrijgen. Bovendien kun je via Office 365 online toegang hebben tot je Excel workbooks.
Dat Excel één van de meest gebruikte toepassingen was in het verleden, betekent niet dat het ook in de toekomst zo blijft. De verschuiving van werken op een pc naar de cloud brengt met zich mee dat Excel moet doorontwikkelen. Samenwerking op afstand, strengere richtlijnen voor privacy en toenemende omvang hebben gevolgen voor de manier waarop met data wordt gewerkt. De vraag is of Excel het geschikte tool is om in te spelen op de veranderingen in het Big Data tijdperk.
Hieronder staan 8 redenen waarom je als organisatie alternatieven voor MS Excel moet zoeken.
1. Excel wordt traag naarmate er meer data is
Uw systemen slaan veel data op. De opslag van data neemt voortdurend toe. Excel kan geen grote hoeveelheden data aan – vroeger of later wordt dit altijd een probleem. Het programma wordt al snel traag en zal op een gegeven moment vastlopen.
2. Verlies van overzicht
In de praktijk bevat een workbook veel sheets. Die zorgen er al gauw voor dat men het overzicht verliest. Zeker wanneer er met formules wordt gewerkt en er ergens een foutje in zit, wordt het zeer lastig om terug te traceren waar die fout dan precies zit naarmate er meer sheets zijn.
3. Beveiliging Excel workbooks is zo lek als een mandje
De beveiliging op Excel workbooks is allesbehalve waterdicht. Er bestaan vele (gratis) softwareprogramma’s die de beveiliging gemakkelijk kunnen kraken. Zeker met de steeds groter wordende nadruk op privacy is het gebruik van Excel als eindstation geen goed idee.
4. Toegankelijkheid van de bestanden
Een workbook is in handen van één persoon. Het aantrekkelijke is dat iedereen vrijheid heeft om zijn/haar eigen manier van werken in een Excel bestand te organiseren. Iedere verandering in data, grafieken, berekeningen leidt tot een nieuwe versie. Echter zo ontstaan er meerdere versies die voor een andere medewerker niet te volgen zijn. Er is tegenwoordig wel de mogelijkheid om in Office 365 aan een gedeeld bestand in de cloud te werken om dit te voorkomen, maar de praktijk leert dat medewerkers toch vaak eigen versies van bestanden maken, wat leidt tot nog meer verschillende versies.
Een database werkt anders: het kent een vaste structuur. Veranderingen van de data leiden niet tot nieuwe versies. Je kan er met veel mensen tegelijk aan werken. Afscherming van data voor medewerkers is daarnaast ook mogelijk.
5. Foutgevoelig vanwege het ontbreken van validaties
In Excel zijn geen validaties van de data en menselijke fouten komen dan ook makkelijk voor. In een database server krijg je automatisch een melding of gaan aanpassingen en veranderingen überhaupt niet door als bepaalde regels worden overtreden en inconsistenties in de data zouden ontstaan. Fouten in formules zijn snel gemaakt, zoals verwijzingen naar de verkeerde data. Het doortrekken van de cellen met formules en het kopiëren ervan, zorgen ervoor dat de fout door het hele systeem zit, zonder dat deze wordt opgemerkt. Vooral vervelend als het om kleine foutjes gaat met grote gevolgen.
6. Excel is geen relationele database
In Excel zijn geen relaties tussen tabellen aan te brengen. Het gaat om een zogenaamde flat file database in plaats van een relationele database. Het kunnen aanbrengen van relaties tussen tabellen vergemakkelijkt het werken met data.
7. Rapportages genereren
Met een database server die gebaseerd is op queries, kunnen makkelijk rapportages worden gecreëerd. Probeer dit maar eens in Excel, waar zoals eerdergenoemd makkelijk foutjes in sluipen vanwege onder meer onoverzichtelijkheid. Er is speciaal ontwikkelde software voor het creëren en automatisch distribueren van mooie rapporten op basis van databases, zoals SQL Server Reporting Services (SSRS).
8. Onaantrekkelijk uiterlijk
Tabellen die gemaakt zijn in Excel, zien er minder aantrekkelijk uit. De grafische mogelijkheden voor grafieken zijn beperkt en niet interactief. Het is niet verwonderlijk dat Microsoft fors heeft geïnvesteerd in een opvolger met uitgebreide grafische mogelijkheden en die veel meer geschikt is om in de cloud samen te werken: Power BI. Met dit tool kun je je data op een mooie en interactieve manier visualiseren en presenteren. Bovendien is het direct op een database aan te sluiten en kun je er ook interactieve rapportages mee maken.
Add comment
Recent Comments