Drieluik vragenlijsten (1): vragenlijst als acquisitiemiddel

Adviesorganisatie Logro zet wetenschappelijke vragenlijst in als acquisitiemiddel

Als management adviesorganisatie is het belangrijk om je te onderscheiden. Een beproefde methode is het ontwikkelen van een vragenlijst waaruit de expertise van het bureau blijkt. De vragenlijst is een aanknopingspunt waarmee later adviesuren kunnen worden verkocht.

Fictieve adviesorganisatie Logro heeft eigen vragenlijsten ontwikkeld waarmee persoonskenmerken worden afgeleid. Mensen worden ingedeeld in rode, groene, blauwe, gele en oranje groepen. Iedere kleur heeft een betekenis. De groepen zijn na wetenschappelijk onderzoek vastgesteld. De gedachte is dat een organisatie een juiste mengeling van kleuren moet hebben om succesvol te zijn.

De klanten van Logro; middelgrote en grote ondernemingen, worden verzocht vragenlijsten in te vullen. De vragenlijsten worden intern verwerkt door Logro waarna er een verslag wordt gemaakt per afdeling én van het management team. Logro geeft vervolgens training en advies op welke manier mensen met een bepaalde kleur het beste kunnen omgaan met mensen met een andere kleur. Naast consulting houdt Logro zich bezig met het detacheren van interim medewerkers. Als laatste analyseert en combineert Logro de gegevens van meerdere klanten om inzicht te krijgen in maatschappelijke trends, sectoren en dergelijke. Op basis van deze geanonimiseerde gegevens schrijft Logro artikelen in wetenschappelijke tijdschriften.

Logro wil het werkproces rondom het verwerken van vragenlijsten professionaliseren. Het doel is om de wetenschappelijke diepgang terug laten komen in de presentatie naar klanten en de efficiency. De vraag is duidelijk. Er is haast bij geboden en Decisive Facts gaat aan de slag.

Analyse: de vraag is minder gemakkelijk dan het lijkt…

Uit de analyse van Decisive Facts blijkt dat het proces veel lastiger is dan het op het eerste gezicht lijkt. Binnen Logro wordt er verschillend tegen de vragenlijsten aangekeken. De adviseurs van Logro zien de lijsten als handig middel om meer winstgevende adviesopdrachten te verkopen. Kees, bezig met zijn promotieonderzoek, zoekt daarentegen meer diepgang in de data. Hij wil uit de data trends in de samenleving kunnen destilleren.

Tussen consultants blijkt een behoorlijk verschil van inzicht. Tom zoekt een tool dat “het gewoon doet”. Als wij doorvragen wat “het” is en wat “gewoon” betekent, raakt hij enigszins geïrriteerd; “Het kan toch niet zo zijn dat anno 2014 zoiets er niet gewoon uit komt rollen”. Zijn collega Francien, die in Delft heeft gestudeerd, somt een aantal eisen op. Het moet mogelijk zijn om extra vragen toe te voegen of bestaande vragen te wijzigen. En het moet ook snel en foutloos zijn.

Drie tips voor Logro

Tip 1: wees realistisch en ga in stappen naar een einddoel.
De stap van een niet-geautomatiseerde oplossing naar een state-of-the-art App is veel te groot. De verwachtingen van Kees, Francien en Tom zijn moeilijk met elkaar te rijmen. Een oplossing voor de eisen van Kees is een datawarehouse met alle vragenlijsten van alle klanten: dit is iets dat aparte expertise in database technologie vergt. De flexibiliteitseisen van Francien zijn oplosbaar, maar in combinatie met de eisen van Kees worden deze nog ingewikkelder. Alleen die oplossing voldoet niet aan de eis van Tom, dat de oplossing intuïtief en gemakkelijk moet werken.
Probeer niet in één keer naar het einddoel, maar in stapjes. Wij noemen dat Dolphins, not Whales.

Tip 2: definieer wat de doelen zijn en handel daarnaar.
In IT werken compromissen bijna nooit goed. Als het bedienen van klanten het belangrijkste is voor Logro, dan moet de IT oplossing primair daarop gericht zijn. Als het opbouwen van een centrale databank het belangrijkste is, dan levert dat elders beperkingen op in de flexibiliteit. Of er zal meer in IT moeten worden geïnvesteerd.

Tip 3: beschrijf de processen die geautomatiseerd moeten worden.
Het op papier zetten van het werkproces is een goede eerste stap om onderling overeenstemming te krijgen. Wat wordt er toegezegd in het commerciële proces? Hoe vindt de vertaling plaats naar de projectuitvoering? En hoeveel budget is over voor het samenvoegen van databestanden over klanten heen?

De strategische keuzes die Logro moet maken

Effectief automatiseren betekent keuzes maken. De keuze die wij voorleggen is:

1. De oplossing van Kees in combinatie met die van Francien. Dat betekent een fundamentele oplossing met vragenlijsten inclusief versie-beheer en minder ruimte om aan specifieke klantwensen te voldoen.
2. De oplossing van Francien in combinatie met die van Tom. De oplossing is dan een template die per opdracht wordt aangepast. Hier kunnen wetenschappelijk niet direct conclusies mee worden getrokken.

Vervolgens komt ook de vraag over de uitvoering:

1. Een eigen IT team opzetten. Dat kan alleen als er voldoende omzet is en het past binnen de cultuur van Logro.
2. Een ontwikkelaar of een bedrijf inhuren die een oplossing ontwikkelt en kan beheren.
3. Software as a service. Een partner die voor een vast bedrag per onderzoek het project runt en die na afloop een download maakt voor Kees.

Herkent u zich in deze problematiek? En heeft u ook wel eens het gevoel in kringetjes rond te draaien? Mail of bel ons dan! Om hier eens rustig over van gedachten te wisselen.