Drieluik vragenlijsten (3): kleine investering, hogere kwaliteit, minder kosten

on januari 2, 2015 Business Analytics As a Service, Publiek Domein with 0 comments

Een geoliede machine…

De eerste post over vragenlijsten ging over een automatiseringsproces. De post tweede had te maken met de inhoud. Vandaag een praktisch thema.

Organisatie B zet vragenlijsten via SurveyMonkey uit onder klanten. Van SurveyMonkey wordt een download gemaakt met de ingevulde vragenlijsten. Vaste medewerker Rien maakt er in Excel analyses en grafieken van. Rien is goed in analyse, maar heeft minder interesse in mooie vormgeving en standaardisatie. Hij stuurt het door hem geanalyseerde Excelbestand door naar Sophie van het secretariaat. Het secretariaat zet het Excel bestand van Rien om in een PowerPoint presentatie. De directie verzorgt vervolgens de presentatie naar de eindklant.

In de praktijk doen zich problemen voor. Om geen fouten te maken, plakte het secretariaat de uitkomsten van Rien in de PowerPoint presentatie. Maar soms leidde dat tot uitgerekte grafieken, het niet consequent toepassen van kleuren en dergelijke – klanten stoorden zich aan deze presentatie. Sophie heeft daarop de volgende oplossing bedacht. Ze heeft in PowerPoint een sjabloon van alle soorten grafieken gemaakt. Op basis van de uitkomsten uit het Excel sheet, maakt ze dia’s aan in PowerPoint. Vervolgens trekt ze per dia de balken van de stapeldiagrammen naar de juiste hoogte. Zo maakt ze dia voor dia de presentatie op.

Hoewel Sophie erg secuur is, levert dit een risico op. Rien heeft hier terecht op gewezen. Daarop is besloten student journalistiek Joop aan te nemen om de uitkomsten te controleren. Sophie en Joop zijn goed op elkaar ingewerkt en het duurt nu ongeveer drie uur om de uitkomsten uit Excel om te zetten in een presentatie die naar de klant kan.

De kosten van het secretariaat worden gedekt in de offerte, dus wat dat betreft is er geen probleem. Wel komt het regelmatig voor dat accountmanager Erica na overleg met de klant nog een paar extra enquêtes wil laten invullen na de afgesproken deadline. Rien maakt dan een nieuwe versie en Sophie past de presentatie aan, Joop controleert. De klant betaalt de meerkosten.

Nieuwe medewerker…

Joop heeft besloten om van zijn verdiende geld een wereldreis te gaan maken; hij wordt vervangen door Gijs. Gijs studeert econometrie en heeft van programmeren zijn hobby gemaakt. Na een dag laat hij aan Sophie een stukje code zien:

Public Sub grafiek_rechtzetter()

Dim chr As Excel.ChartObject
Dim sht As Excel.Worksheet

For Each sht In ActiveWorkbook.Worksheets

For Each chr In sht.ChartObjects

With chr

.Width = 503

.Left = 15.75

End With

Next chr

Next sht

Sophie kijkt wat geïrriteerd, ze had liever dat Gijs gewoon de presentaties zou controleren. Gijs zegt: met dit stukje code kunnen we de grafieken van Rien in één keer goed zetten qua hoogte en breedte. Ik kan het ook uitbreiden dat de juiste kleuren en lettertypes worden gelecteerd. Ik heb nog een idee: we kunnen ook automatisch een PowerPoint presentatie maken. Dan hoef je ook niet meer de balkjes op de juiste hoogte te trekken en ziet het er toch mooi uit.

De oplossing…

Na een aantal gesprekken heeft Gijs de kans gekregen om de oplossing te programmeren. Na een paar dagen zag Sophie de kansen die het biedt. Via lynda.com heeft ze Visual Basic for Applications (VBA) geleerd.

Inmiddels is het programma van Gijs klaar en Sophie kan het onderhouden. Gijs is inmiddels afgestudeerd en aan het werk bij een bank. Zijn baan als controleur is komen te vervallen.

 

Add comment

CAPTCHA * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Decisive Facts